Auslagerung
Die Auslagerung (Outsourcing) von Aktivitäten und Prozessen auf Dritte (sog. Dienstleister) ist eine typische Form der Arbeitsteilung in unserer modernen vernetzten Arbeitswelt. Grundsätzlich ist das Outsourcing eine „Make-or-Buy-Entscheidung“ eines Unternehmens zwischen der eigenständigen Leistungserbringung oder dem Fremdbezug bei einem Dienstleister. Dadurch, dass der Dienstleister einen Teil der eigenen Wertschöpfungskette besser, effizienter, kostengünstiger und/oder sicherer durchführen kann, erlangt das auslagernde Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, indem es die Leistung des Dienstleisters in die eigenen Aktivitäten integriert. Dies ist so lange vorteilhaft, wie der Fremdbezug und die Integration des Dienstleisters reibungslos funktionieren.
Gründe, Chancen und Risiken
Die Auslagerungen an Dienstleister kann unterschiedliche Gründe haben, z.B.:
- Kostenreduzierung
- Zugang zu neuen Technologien und speziellem Know-how
- Technische Notwendigkeit bei Nutzung allgemein üblicher Standards
- Konzentration auf das Kerngeschäft
- Umwandlung von fixen in variable Kosten (nutzungsabhängige Tarifierung)
Dem gegenüber existieren allerdings auch Risiken, welche die potenziellen Vorteile rasch in das Gegenteil umkehren können, z.B.:
- Mangelhafte Leistungserbringung
- Reputationsschäden
- Kontrollverluste
- Abhängigkeiten
- Verlust von eigenem Know-how
Auslagerungen können für das auslagernde Unternehmen mit zahlreichen Risiken verbunden sein, wie z.B. strategischen und operationellen Risiken einschließlich Rechts- und IT-Risiken, Reputations- und Konzentrationsrisiken. Das Auslagerungsmanagement und die Providersteuerung sind daher strategisch wichtige Themen innerhalb eines Unternehmens.
Auslagerung im Finanzsektor
Die Auslagerung von Aktivitäten und Prozessen auf Dritte spielen bei Banken und Finanzdienstleistern eine so zentrale Rolle, dass der Gesetzgeber in den letzten Jahren verschärfte Vorschriften erlassen hat, um die systemrelevante Leistungserbringung und das Funktionieren des Finanzwesens sicherzustellen.
Im Hinblick auf die Auslagerungsobjekte konzentrieren sich die Finanzinstitute auf verschiedene Leistungen, welche sie von Dritten beziehen:
- ITK-Outsourcing (Auslagerung von Informations- und Kommunikationstechnik)
- Unterstützungsprozesse für Bankgeschäfte, z.B. Zahlungsverkehr, Wertpapierabwicklung, Archiv und Dokumentenmanagement, Personalwesen
- Business Process Outsourcing (BPO)
- Nutzung spezieller Dienstleistungen für Finanzinstitute, z.B. Ratingmodelle
- Nutzung von Cloud-Dienstleistungen
Von erheblicher Bedeutung für die Aufsichtsbehörden ist daher, die Risiken durch Auslagerungen angemessen zu regulieren. Es kann nicht zugelassen werden, dass ein Finanzinstitut die Kontrolle über ihre ausgelagerten Aktivitäten und Prozesse verliert. Die mit einer Auslagerung verbundenen Risiken zu verhindern ist dabei unmöglich. Vielmehr ist es erklärtes Ziel der aufsichtsrechtlichen Regulierung, dass die Finanzinstitute ihre Risiken im Griff behalten: Es muss sichergestellt werden, dass Finanzinstitute die Risiken von Auslagerungen identifizieren, beurteilen sowie angemessen steuern und ordnungsgemäß überwachen.
Zusätzliche risikominimierende Handlungen sind ein ordentliches Auslagerungsmanagement, eine entsprechende Vertragsgestaltung mit den Dienstleistern, die Kontrolle der Auslagerungskette (u.a. Regelungen zu Weiterverlagerungen), Vorkehrungen für die (unerwartete) Beendigung einer Auslagerung, die uneingeschränkte Informations- und Prüfungsrechte des auslagernden Unternehmens sowie die Kontrollmöglichkeiten der Aufsichtsbehörden zu regeln.
Im Rahmen unserer Compliance-Services, welche unsere Kunden buchen, um im operativen Geschäftsbetrieb bei der Durchführung kritischer Überwachungsaktivitäten unterstützt zu werden, bieten wir die Möglichkeit an, dass Zentrale Auslagerungsmanagement (ZAM) bzw. dessen operative Durchführung zu übernehmen.
Wir führen das Auslagerungsmanagement und die Dienstleistersteuerung durch, entsprechend der Maßgaben Ihrer Organisation , der aufsichtsrechtlichen Vorgaben und Berichten an Ihren zentralen Auslagerungsbeauftragten.
Hier gelangen Sie zu unserem Angebot.
Unsere Berater helfen Ihnen bei der aufsichtsrechtlich-konformen Umsetzung im Auslagerungsmangement.
Dabei helfen wir, Ihre aktuellen Prozesse zu analysieren, existierende Schwachstellen zu identifizieren und mit Ihnen gemeinsam effiziente neue Prozesse umzusetzen.
Wir kennen uns ebenfalls mit vielen der gängigen Risikomanagement- und Governance-Applikationen am Markt aus. Neben der Beratung bieten wir auch die Möglichkeit des fachlichen Supports, wenn es um die Wartung und Anpassung von Parametern und Regeln in Ihrer Software geht. Somit können sie sicherstellen, dass Ihre im Einsatz befindlichen Programme und Prozesse immer auf dem aktuellen Stand der Regulatorik und ihrer Geschäftsstrategie sind.
Erfahren Sie hier mehr über unsere Beratungsleistungen.
Wir haben eine Software Suite (ForOMSuite) entwickelt, welche Ihnen die Aufgaben im Auslagerungsmanagement wesentlich vereinfacht.
Dazu gehört die audit-konforme Durchführung der Risikoanalyse bei Auslagerungen und dem IT-Fremdbezug (ForOMRisk), die Unterstützung beim Vertragsmonitoring mit den Dienstleistern sowie die Steuerung der regelmäßigen Überwachungsaufgaben und die systematische und einfache Erstellung von Exit Strategien (ForOMExit) mit Hilfe von Vorlagen.
Mit wenigen Klicks und Fragen sind die Benutzer in der Lage, prüfungskonform die Aufgaben zu erledigen und zu dokumentieren.
Die Applikationen sind sowohl als Desktop- als auch als Webanwendung verfügbar und können gehostet oder in Ihre Infrastruktur direkt eingebunden werden.
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